Kulturelle Unterschiede Portugal

Eine erfolgreiche Geschäftsanbahnung in Portugal braucht ihre Zeit. Zum einen liegt dies daran, dass eine Kooperation aus portugiesischer Sicht tendenziell auf lange Sicht angelegt sein sollte, und dementsprechend gründlich überlegt sein will. Zum anderen besteht in der portugiesischen Geschäftskultur eine hohe Beziehungsorientierung, d.h. man legt großen Wert darauf, die Personen, mit denen man Geschäfte macht, gut zu kennen. Das eine bedingt das andere, daher sollten Sie für Geschäfte in Portugal viel Zeit und Geduld mitbringen und diese zunächst in den Aufbau einer tragfähigen persönlichen Beziehung investieren. Reisen Sie also zu möglichst vielen Geschäftsterminen nach Portugal und bauen Sie nach und nach einen intensiven Kontakt auf.

Über allem steht die persönliche Verbindung

Bevor diese persönliche Ebene geschaffen ist, werden Ihnen Ihre neuen portugiesischen Geschäftspartner vermutlich überaus höflich und formell erscheinen. Etikette ist den Portugiesen wichtig und dient nicht zuletzt auch dazu, zur anderen Seite erst einmal einen gewissen Sicherheitsabstand einzuhalten, bis Integrität und Vertrauenswürdigkeit ausreichend bewiesen sind. Dann legen portugiesische Geschäftsleute ihre Zurückhaltung und Förmlichkeit ab und zeigen sich auch im Geschäftsleben von ihrer gastfreundlichen und zuvorkommenden Seite. Nun können auch in geschäftlicher Hinsicht Nägel mit Köpfen gemacht werden.

Diese im Verhalten Ihrer portugiesischen Geschäftspartner deutlich erkennbare Entwicklung ist einzig und allein auf die neu etablierte persönliche Beziehung zwischen Geschäftspartnern zurückzuführen, was im Umkehrschluss auch heißen kann, dass beispielsweise bei einem Austausch der Ansprechpartner der Beziehungsaufbau oft ganz von vorne losgeht. In Portugal besteht eine Geschäftsbeziehung zwischen den beteiligten Personen, nicht zwischen Unternehmen. Das gilt vom ersten Meeting über Verhandlungsgespräche bis hin zur gemeinsamen Projektarbeit.

Präsentieren Sie Ihren portugiesischen Partnern einen neuen Mitarbeiter, wird dieser mit der gleichen anfänglichen Förmlichkeit und Zurückhaltung aufgenommen. Geschäfte oder Projekte laufen erst dann weiter, wenn auch zum neuen Ansprechpartner eine zufriedenstellende persönliche Beziehung geschaffen ist.

Kommunikation: Von formell bis beziehungsorientiert

Die Entwicklung einer persönlichen Geschäftsbeziehung spiegelt sich in Portugal natürlich auch im Kommunikationsstil wider. Im Austausch mit Fremden legen Portugiesen, wie bereits erwähnt, eine extreme Höflichkeit an den Tag. Sprechen Sie Ihre neuen portugiesischen Partner unbedingt mit „senhor“ oder „senhora“ plus Nachname an. Selbst zwischen jungen Kollegen sollten Sie unbedingt erst die Sie-Form wählen, ehe die portugiesische Seite Sie dazu auffordert, doch Vornamen zu verwenden.

Titel werden ebenfalls genannt, oft erhält sogar jeder mit Universitätsabschluss die Anrede „Senhor doutour“ („Herr Doktor“) bzw. „Senhora doutoura“ („Frau Doktor“), dann aber ohne Nachname. Einem Ingenieur gebührt wiederum der Titel „Senhor Engenheiro“. Titel sind den statusorientierten Portugiesen wichtig und stehen dementsprechend natürlich auch auf der Visitenkarte.

Portugal ist zudem eine sehr hierarchisch aufgebaute Kultur. Seniorität wird entsprechend hoch respektiert. Daher wird die Kommunikation mit Personen, die hierarchisch auf einer höheren Stufe stehen oder deutlich älter und erfahrener sind als man selbst, immer formeller aussehen als zwischen Personen auf gleicher Ebene, selbst wenn man sich schon lange und gut kennt.

Davon abgesehen, ist der portugiesische Kommunikationsstil moderat. Man spricht höflich, respektvoll, ruhig und freundlich, aber wenig emotional. Auch Gesten fallen keinesfalls so stark aus, wie bei vielen südeuropäischen Nachbarn. Augenkontakt ist jedoch wichtig und als ein Zeichen von Offenheit und Vertrauen zu werten.

Je enger die Geschäftsbeziehung wird, umso häufiger können Sie Gesten der Herzlichkeit beobachten. Dazu zählt auch, dass man bei Unterhaltungen relativ nahe beieinander steht. Ihr portugiesischer Geschäftspartner wird Ihnen auf die Schulter klopfen oder auch einmal seinen Arm um Ihre Schultern legen, wenn er mit Ihnen spricht. Auch Umarmungen und Wangenküsschen (bei weiblichen Geschäftspartnerinnen) zur Begrüßung werden hinzukommen. Diese Gesten sollten Sie unbedingt erwidern. Eine steife Zurückhaltung würden Ihre portugiesischen Partner schnell als Misstrauen werten. Versuchen Sie, Schritt zu halten, wenn sich der Kommunikationsstil von formell zu beziehungsorientiert wandelt!

Übrigens, ziehen Portugiesen das persönliche Gespräch immer der schriftlichen oder telefonischen Kommunikation vor, da diese als zu unpersönlich angesehen werden. Dementsprechend fällt die schriftliche Kommunikation immer sehr formal aus, während E-Mails auch gerne einfach ignoriert werden. Aus dem Ausland sollten Sie daher immer zum Telefonhörer greifen, ehe sie eine E-Mail senden. Wie eingangs erwähnt, sind jedoch persönliche Besuche für den kommunikativen Austausch die beste Option.

Vorsicht mit Kritik

Die persönliche Beziehung steht in der Kommunikation über allem, daher sind offene Kritik, harsche Worte und jegliche Kommentare, die einen anderen verletzen könnten, tabu. Auch wenn Portugiesen viel diskutieren, im Großen und Ganzen ehrlich und direkt antworten und durchaus auch gerne einmal über die Probleme der Welt lamentieren, werden sie in kritischen Situationen zum Wohle aller Beteiligten lieber schweigen. In der Regel wird die Beziehung hier immer deutlich höher gehalten als die Sache selbst.

Achten Sie also in jedem Stadium der Geschäftsbeziehung darauf, dass Sie Ihren portugiesischen Gesprächspartnern jederzeit die Möglichkeit geben, ihr Gesicht zu wahren. Stellen Sie Fehler nicht direkt heraus, setzen Sie keine lange Liste mit von anderen verursachten Problemen auf und nehmen Sie generell Abstand von der in Deutschland oft wohlgemeinten sachlich- konstruktiven Kritik. Dieses Konzept wird in Portugal nicht verstanden und daher wird Kritik immer persönlich genommen, selbst wenn sie sich rein auf die Sache bezieht. Ihre portugiesischen Geschäftspartner fühlen sich schnell gekränkt oder beleidigt, was die persönliche Beziehung extrem gefährden kann.

Müssen Sie einmal einen portugiesischen Mitarbeiter oder Partner kritisieren, tun Sie dies nur unter vier Augen. Verpacken Sie kritische Anmerkungen in freundliche Worte, die von viel Lob für andere Dinge begleitet werden. Denken Sie immer daran, dass die deutsche Direktheit und Offenheit den Portugiesen fremd ist und dementsprechend negativ aufgenommen wird.

Zustimmung oder Ablehnung?

Selbst ein direktes Nein sollten Sie in vielen Situationen besser vermeiden. Stimmen Sie Ihren portugiesischen Gesprächspartnern erst einmal zu, um Ihre Bereitschaft zu unterstreichen und die persönliche Beziehung nicht zu gefährden. Flechten Sie dann vorsichtig einen Gegenvorschlag ein oder benutzen Sie ausweichende Formulierungen, um zu signalisieren, dass Sie einen anderen Weg einschlagen möchten. Ihre portugiesischen Gesprächspartner werden dies klar heraushören. Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie im umgekehrten Falle auch die fehlende Zustimmung der portugiesischen Seite erkennen. Denn man wird auch Ihnen ein harsch klingendes Nein ersparen wollen!

Dies kann in Einzelfällen soweit gehen, dass Ihnen die portugiesische Seite negative Informationen gänzlich vorenthält, einfach weil man Sie „verschonen“ möchte. Versuchen Sie daher, auch zwischen den Zeilen zu lesen und negative Signale, die auf ein Problem hindeuten, so gut es geht herauszuhören.

Timing eines Meetings

Meetings werden in der portugiesischen Businesswelt ein bis zwei Wochen im Voraus vereinbart. Portugiesen planen nicht zu weit in die Zukunft hinein. Es ist sinnvoll, den vereinbarten Termin dann ein bis zwei Tage vorher telefonisch zu bestätigen. Achten Sie darauf, dass Sie ein Meeting nicht vor 10 Uhr morgens ansetzen. Das ist der früheste Beginn eines portugiesischen Arbeitstages.

Sie sollten zu einem Meeting möglichst pünktlich erscheinen. Denn auch in Portugal wird – ähnlich wie in Deutschland – Pünktlichkeit als Respekt der anderen Person gegenüber gewertet. Nichtsdestotrotz ist Portugal eine beziehungsorientierte Kultur, was auch bedeutet, dass man hier die Zeit den persönlichen Beziehungen unterordnet. Wenn also beispielsweise kurz vor einem Meeting mit Ihnen ein anderer wichtiger Kontakt anruft, wird Ihr portugiesischer Businesspartner diesem erst einmal seine Zeit schenken. Lässt er Sie dann einige Minuten warten, sollten Sie nicht verärgert reagieren. Vertrauen Sie darauf, dass Ihr Geschäftspartner auch das Meeting mit Ihnen nicht wegen eines anderen Termins abbrechen wird, bevor nicht alle wichtigen Dinge geklärt sind. Je nach Situation können Meetings jedoch durchaus auch einmal vertagt werden, das nehmen Portugiesen eher locker und sehen darin keine unzumutbare Belastung.

Auch in Portugal versendet man vor einem großen Meeting eine Agenda. Diese dient jedoch oft nur als grobe Richtschnur. Thematisch bleibt man der Agenda zwar treu, aber es wird sicherlich keine genau definierten Zeiten je Thema oder eine bestimmte Reihenfolge geben.

Ablauf des Meetings

Nicht auf der Agenda steht zudem die lange Phase des Small Talks, mit dem sich portugiesische Meeting-Teilnehmer nach der Ankunft im Konferenzraum erst einmal „aufwärmen“. Sind Sie zu Gast in einer portugiesischen Firma, sollten Sie es dem Chef oder Meeting-Leiter überlassen, wann es Zeit ist, mit dem eigentlichen Meeting zu beginnen. Nutzen Sie den Small Talk dazu, um etwas für die gute Beziehung zu Ihren portugiesischen Partnern zu tun. Setzen Sie sich keinesfalls stillschweigend hin und warten ungeduldig ab, bis es endlich losgeht.

Halten Sie während eines Meetings eine Präsentation, achten Sie auf eine überzeugende Argumentationskette und untermauern Sie Ihre Aussagen mit Graphiken. Portugiesen sind durchaus detailliert und gründlich, vor allem, wenn es im Meeting bereits um spezifische Themen geht. Es kann daher von Vorteil sein, Materialien oder Handouts auch in portugiesischer Sprache vorlegen zu können. Rechnen Sie zudem mit Zwischen- oder Nachfragen.

Entscheidungsfindung geduldig abwarten

Erwarten Sie jedoch nicht, dass in einem Meeting oder direkt nach Ihrer Präsentation eine finale Entscheidung getroffen wird. Da portugiesische Unternehmen stark hierarchisiert sind, fallen Entscheidungen meist nur auf der höchsten Ebene und hinter verschlossenen Türen. Warten Sie geduldig ab. Jegliche Taktik, um künstlich Druck zu erzeugen und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, wird wenig Erfolg zeigen. Im Gegenteil, Portugiesen werden Ihre Manöver eher als aggressiv und respektlos werten, was der über allem stehenden persönlichen Beziehung schadet. Und letztlich wiegt die Qualität Ihrer persönlichen Verbindung zum Unternehmenschef und Entscheider mehr in der Waagschale als die Qualität Ihrer Produkte oder Ihrer Projektvorhaben.

Zusammenarbeit auf Portugiesisch

Bei der Zusammenarbeit mit portugiesischen Partnern und Kollegen sind zwei Dinge besonders zu beachten: Erstens macht es die starke Hierarchisierung portugiesischer Unternehmen unabdingbar, dass Sie stets mit dem richtigen Ansprechpartner kommunizieren und nicht etwa erwarten, dass Teammitglieder auf den unteren Ebenen die Dinge eigenständig vorantreiben. Und zweitens die starke Beziehungsorientierung, d.h., wenn die Beziehung zwischen den Partnern kriselt, wird es auch mit dem geschäftlichen Vorhaben oder Projekt nicht vorwärtsgehen. Umgekehrt lassen sich auftauchende Probleme bei der Zusammenarbeit auch immer nur auf der Beziehungsebene dauerhaft lösen!

So ordnen Portugiesen beispielsweise die Zeit den persönlichen Beziehungen unter. Es wäre undenkbar, sich mit einem Geschäfts- oder Projektpartner zu streiten, nur um eine Deadline durchzusetzen. Termine und Fristen werden daher zwar gesetzt und auch angestrebt, aber sie sind immer auch flexibel und können angepasst werden, wenn es die äußeren Umstände erforderlich machen. Gleichzeitig wird derjenige seine Projektaufgaben oder Aufträge am schnellsten erfüllt sehen, der die beste Beziehung zum Ansprechpartner der portugiesischen Firma hat. Sie konkurrieren also immer auch mit anderen Geschäftskontakten Ihrer portugiesischen Partner.

Ist die Einhaltung einer bestimmten Frist für Sie essentiell, müssen Sie dies Ihren portugiesischen Partnern kommunizieren und zwar auf der zwischenmenschlichen Ebene. Erklären Sie, warum eine Deadline für Sie persönlich wichtig ist und melden Sie sich regelmäßig, um freundlich nach dem Stand der Dinge zu fragen. Denken Sie an das Sprichwort „Aus den Augen, aus dem Sinn“ und rufen Sie Ihr Anliegen regelmäßig ins portugiesische Gedächtnis zurück.

Druck aufzubauen führt hingegen zu nichts, denn damit gefährden Sie die gute persönliche Beziehung zu Ihren portugiesischen Partnern, die sich in der Konsequenz anderen Geschäftskontakten zuwenden, mit denen die Zusammenarbeit vielleicht gerade viel angenehmer ist.

Geschäftsessen und After Work als Teil des Business

Lange Geschäftsessen sind in Portugal eher nicht üblich. Nichtsdestotrotz kann ein gemeinsamer Lunch dazu beitragen, die Geschäftsentwicklung voranzutreiben. Persönliche Gesprächsthemen beim Essen dienen dem Beziehungsaufbau, aber geschäftliche Themen werden ebenfalls besprochen, vor allem wenn man ein langes Meeting vom Konferenzraum über Mittag ins Restaurant verlegt.

Besteht eine gute Geschäftsbeziehung, werden Ihre portugiesischen Partner Sie früher oder später sicherlich auch einmal zu sich nach Hause einladen. Eine strikte Trennung zwischen beruflich und privat erfolgt in Portugal nicht. Kollegen sind oft auch Freunde und wie bereits mehrfach erwähnt, macht man auch nur mit vertrauten Personen Geschäfte. Der Übergang zwischen Berufs- und Privatleben ist daher fließend. Die Einladung eines portugiesischen Geschäftspartners anzunehmen, ist rein aus der Beziehungsorientierung heraus Pflicht. Eine leichtfertige Absage kann hingegen kann schnell als Beleidigung aufgefasst werden.

Bringen Sie ein kleines Gastgeschenk mit, bedanken Sie sich für die großzügige Gastfreundschaft und sprechen Sie unbedingt eine Gegeneinladung aus.

Statusorientiert und konservativ

Ob Dresscode, persönliche Haltung oder Einstellung: Portugiesen sind tendenziell traditionsbewusst, stolz und statusorientiert. Man zeigt, wer man ist und was man hat. Das äußere Erscheinungsbild ist daher von großer Bedeutung. So ist es wichtig, gut angezogen zu sein und sich selbst positiv darzustellen. Marken und Designerlabels unterstreichen den persönlichen Status. Der Kleidungsstil ist konservativ. Im Business tragen Männer Anzug mit langärmeligem Hemd und Krawatte in dunklen Farben. Frauen tragen Hosenanzug oder Kostüm, wobei der Rock möglichst die Knie bedecken sollte. Aber auch privat gilt es, das Beste aus sich zu machen.

In Unterhaltungen sollten Sie kontroverse Themen unbedingt vermeiden. Respektieren Sie den portugiesischen Nationalstolz, insbesondere die klare Abgrenzung zu Spanien. Stellen Sie die katholische Kirche nicht infrage, akzeptieren Sie den hohen Stellenwert gelebter Traditionen und loben Sie die Schönheiten des Landes.

Autorin: Katrin Koll Prakoonwit – Bevor sie sich als Journalistin selbständig machte, schrieb Katrin Koll Prakoonwit Länderanalysen für die FAZ. Heute arbeitet sie für Publikationen verschiedener Beratungsunternehmen und Verlage.FrauKoll Prakoonwit lebt in Reading, Berkshire, bei London.