12 Tipps für die erfolgreiche Teilnahme an einer internationalen Messe

1. Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens

Sensibilisieren Sie Ihr ganzes Team für die Leistungsmerkmale Ihrer Firma. Machen Sie sich bewusst, dass die meisten Produkte auch auf internationaler Ebene austauschbar sind. Machen Sie sich daher besonders klar, wo genau Ihre Stärken liegen!
Aufbauend auf diesem Wissen ist eine Strategie, dieses Alleinstellungsmerkmal auch treffend, prägnant und vor allem ansprechend zu präsentieren, unabdingbar. Das beste Produkt wird bei den Messebesuchern nicht gut ankommen, wenn es nicht auf eine überzeugende Art und Weise präsentiert wird.

Was unterscheidet Ihr Produkt von dem der Konkurrenz, was macht es einzigartig?
Wie können Sie dies vermitteln?

2. Stärken und Schwächen Ihres Teams

Einen großen Anteil am Verkaufserfolg stellt die Persönlichkeit Ihres Messeteams dar. Im internationalen Kontext sind zusätzlich zu den im Verkauf und Marketing grundsätzlich benötigten Kompetenzen wie Überzeugungsfähigkeit, Eloquenz, gutes Sachwissen und ein selbstsicheres Auftreten unbedingt auch interkulturelle Kompetenzen erforderlich.

Solche Kompetenzen erfordern in jedem Fall grundlegende Kenntnisse über das Zielland und seine Gesellschaft. Ein gutes Wissen über kulturelle Eigenheiten und ein kompetenter Umgang mit diesen sollten auf alle Fälle gewährleistet sein.

Zur interkulturellen Kompetenz gehört es auch, über die eigene Kultur und ihre Charakteristika Bescheid zu wissen. Auch wenn dies zunächst einmal als Selbstverständlichkeit erscheinen mag, sollte man sich bewusst machen, was die eigene Kultur ausmacht, wie sie von Menschen aus anderen Kulturen wahrgenommen wird und wie sich das auf Ihren Messeauftritt auswirken kann.

Überlegen Sie sich auch, ob es – abhängig vom kulturellen Kontext Ihres Messeauftritts –sinnvoll ist, über Sprachkenntnisse zu verfügen. In vielen Fällen reichen schon einige Sätze in der jeweiligen Landessprache als Türöffner aus. Manchmal, gerade wenn Englischkenntnisse noch nicht allgemein verbreitet sind, können auch weiterreichende Fähigkeiten hilfreich sein.

Führen Sie vorab ein professionelles interkulturelles Training oder Coaching Ihres Messeteams durch, bestenfalls zu interkulturellen Kompetenzen und mit speziellem Bezug auf die jeweilige Zielkultur!

3. Einladungen

Es gibt viele unterschiedliche Möglichkeiten zu einer Messe einzuladen. Viele Firmen haben hierfür mit Sicherheit Standards, die bisher immer funktioniert haben. Im internationalen Kontext allerdings sollten Sie auch diese Standards überdenken.

Viele Kulturen sind stärker beziehungsorientiert als die deutsche, das heißt, je nachdem aus welchem Land Ihre potenziellen Gäste stammen, führt eine persönliche Einladung durch einen Telefonanruf eher zum Ziel als eine E-Mail.

In einer anderen Kultur kommt vielleicht eine sehr förmliche schriftliche Einladung gut an.
Häufig erreicht man mit mehrstufigen Einladungen am meisten.

Informieren Sie sich, welche Art der Einladung Ihre Kunden als angemessen erachten!

4. Terminabsprache und Pünktlichkeit

Generell ist es sinnvoll, Termine vorher abzusprechen, da jeder Kunde gerne an einen Stand kommt, an dem man auf sein Kommen eingestellt ist und sich entsprechend Zeit für ihn nimmt. Im interkulturellen Kontext sollten Sie zusätzlich berücksichtigen, dass Zeit in vielen Kulturkreisen anders aufgefasst wird als in Deutschland. Während unter Deutschen Pünktlichkeit oberste Priorität hat, wird sie in vielen Kulturen viel flexibler gehandhabt.

Zeigen Sie bei Ihrer Terminplanung eine gewisse Flexibilität und urteilen Sie keinesfalls voreilig über Ihren zu spät erscheinenden Kunden!

5. Standaufbau

Vor Ort ist Ihr Messestand der erste und umfassendste Eindruck, den die Besucher von Ihrem Unternehmen erhalten. Dieser muss deshalb auf jeden Fall positiv sein.

Je nach kulturellem Rahmen sollte die Standgestaltung daher angemessen ausfallen. Was sich in Deutschland bisher bewährt hat, kann sich in einem anderen Land sogar als nachteilig herausstellen. Es ist daher unbedingt erforderlich, den kulturellen Rahmen der Messe bei der Standplanung zu berücksichtigen.

Folgende Fragen sollten länderspezifisch beantwortet werden:

Wie hochwertig muss die technische Ausstattung sein?
In manchen Kulturen wird von einer sehr hochwertigen, modernen technischen Ausstattung auf ein erfolgreiches Unternehmen geschlossen. Anderswo wird hierauf weniger Wert gelegt und man kann sich zusätzliche Kosten daher sparen.
Wie ist der Stand aufgeteilt?
Bildet er beispielsweise eine Einheit oder ist er geteilt? Letzteres kann in Asien ein Nachteil sein, da Besuch dann vom einen zum anderen Teil begleitet werden muss.
Wirkt die Aufmachung des Standes allgemein einladend auf die Besucher?
Was für deutsche Besucher einladend und ansprechend wirkt, muss in anderen Kulturen nicht unbedingt dieselbe Wirkung zeigen. So baute ein deutsches Unternehmen auf einer japanischen Messe beispielsweise einen sehr eleganten Stand auf, der etwas erhöht über zwei kleine Stufen zu betreten war. In Japan zieht man jedoch die Schuhe aus, wenn man einen Raum über Stufen betritt, weshalb diese Form der Standgestaltung für die japanischen Besucher verständlicherweise weniger ansprechend wirkte.
Gibt es genügend und angemessene Sitzmöglichkeiten?
Je nach Land und Kultur kann die benötigte Anzahl der Sitzgelegenheiten variieren. Außerdem muss berücksichtigt werden, dass auch die passende Größe der Stühle und Tische von der deutschen Norm abweichen kann. Asiaten beispielsweise sind tendenziell kleiner als Europäer und möchten daher vielleicht nicht so gerne auf einem Barhocker Platz nehmen.

6. Kleidung

Bei der Wahl der richtigen Kleidung Ihres Messeteams sollten Sie in jedem Fall auf den kulturellen Kontext achten. Vieles, was in Deutschland nicht so streng gehandhabt wird, kann in anderen Kulturen ein absolutes „ No Go“ sein. Dies kann religiöse Hintergründe haben oder schlicht von Regeln der Business-Etikette oder kulturspezifischen Schönheitsidealen herrühren.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl des richtigen Business Outfits die kulturellen Gepflogenheiten und weisen Sie Ihr Team auf diese hin!

7. Farben

Ein wichtiges Thema bei der Planung Ihres Messeauftritts ist die farbliche Gestaltung sowohl des Standes als auch des Werbematerials. Im internationalen Rahmen genügt es nicht, bei der Farbwahl auf das deutsche Empfinden für Ästhetik zu setzen. Darüber hinaus muss auch immer darauf geachtet werden, dass in vielen Kulturen die Farbsymbolik eine viel stärkere Rolle einnimmt als im vertrauten Kulturkreis und auch die mit einer Farbe verbundenen Assoziationen komplett verschieden sein können.

Während zum Beispiel weiße Elemente nach unserem Empfinden schlicht und edel wirken, werden sie in China mit Tod und Sterben in Verbindung gebracht. Rot hingegen erscheint uns häufig zu grell, in China steht es aber für Glück und Reichtum. In Korea wiederum sollte auf Rot besser verzichtet werden, da es hier als Symbol für Blut und Sterben steht.

Informieren Sie sich über die Farbsymbolik in der jeweiligen Kultur!

8. Prospektmaterial und Visitenkarten

Prospektmaterial und Visitenkarten unterstreichen den Eindruck, den ein Besucher vom Stand mitnimmt. Es ist daher wichtig, dass bei der Gestaltung auf jeweils gültige Kulturstandards geachtet wird.

Zum einen umfasst dies die Berücksichtigung der oben erklärten Farbsymbolik. Außerdem sollte bei Inhalt und Form allgemein auf Konventionen des Ziellandes geachtet werden.

Dazu gehört auch, dass auf abgedruckten Bildern Einheimische zu sehen sind. Informieren Sie sich, ob eher auf ein schlichtes Design Wert gelegt wird oder ob eine aufwendige Aufmachung mehr Eindruck macht.

Außerdem ist es wichtig, sprachliche Unterschiede zu berücksichtigen. Prospektmaterial sollte auf alle Fälle in mehreren Sprachen vorhanden sein, auch bei Visitenkarten kann es gut ankommen, diese zweisprachig bereit zu halten.

Besondere Vorsicht ist bei der Verwendung von Slogans und Symbolen angebracht. Was in Deutschland die gewünschte Wirkung zeigt, kann im internationalen Kontext sogar das Gegenteil hervorrufen. Ein Beispiel hierfür ist das frühere Automodell „Uno“ des italienischen Herstellers Fiat. Auf Italienisch bedeutet „Unos“ ganz unverfänglich „eins“, ein Finne aber würde ein Auto mit diesem Namen eher nicht kaufen, da es auf Finnisch soviel wie „Trottel“ bedeutet.

Ein Beispiel für einen Fauxpas bei der Visualisierung liefert die Werbung eines Herstellers für Babybrei :   Brei „xy“   In Europa eine klare Botschaft. Im Arabischen aber liest man von links nach rechts!

Schließlich muss überlegt werden, wie das Material an den Besucher gebracht wird, sprich: reicht es, ausreichend Material an verschiedenen Stellen des Standes zu platzieren, oder sollte es persönlich übergeben werden? Gerade bei Visitenkarten gibt es kulturspezifisch verschiedene Konventionen, wie diese ausgetauscht werden. Informieren Sie sich, denn solche Standards sollten Sie einhalten!

Berücksichtigen Sie kulturelle Spezifika bei der Gestaltung, Platzierung und Übergabe des Werbematerials und der Visitenkarten!

9. Ansprache und Begrüßung

Ein gut besuchter Messestand ist das beste Zeichen für eine erfolgreiche Messeteilnahme. Um möglichst viele Besucher an den Stand zu locken, eignen sich je nach Kultur des Publikums unterschiedliche Strategien.

In Asien wirken häufig Spiele sehr attraktiv auf Besucher, in Russland werden Shows mit Gesangseinlagen geschätzt.

Bei der Begrüßung sollten Sie beachten, dass Small Talk in den meisten Kulturen eine extrem große Rolle spielt, wir Deutschen aber leider oft schlecht darin sind. In vielen Kulturen ist er die Grundlage für den Aufbau guter geschäftlicher Beziehungen. Üben Sie sich landesspezifisch im Small Talk, denn der erste Eindruck ist häufig der entscheidende.

Passen Sie die Form Ihrer Ansprache an die Kultur des Publikums an!
Machen Sie sich bewusst, dass Small Talk kein notwendiges Übel, sondern ein wichtiger Türöffner ist!

10. Catering

Wenn Sie überlegen, welche Speisen und Getränke Sie am Stand anbieten möchten, sollten Sie dies ebenfalls unter Berücksichtigung der jeweiligen Zielkultur tun. Beachten Sie in diesem Zusammenhang vor allem die Religion im Zielland: Im muslimischen Raum beispielsweise sollten Sie auf Schweinefleisch und Alkohol verzichten, in Asien hingegen werden Sie mit deutschem Bier sicher punkten können. Allerdings sollten Sie dort beachten, dass Ihre asiatischen Gäste eventuell Probleme bei der Handhabung von Messer und Gabel haben könnten.

Beachten Sie bei der Wahl der Speisen und Getränke sowie der Darreichungsform landesspezifische Gewohnheiten und vor allem religiöse Vorschriften.

11. Geschenke

Auch bei der Wahl ansprechender Geschenke und Give-aways gibt es kulturspezifisch einiges zu beachten. Als Grundsatz gilt: Geschenke aus dem Heimatland sind fast immer willkommen, sollten aber auf den Geschmack der jeweiligen internationalen Besucher abgestimmt werden. Unbedingt zu vermeiden ist, gegen lokale Sitten und Traditionen zu verstoßen.

Ein Beispiel: Pralinen aus deutscher Herstellung – Ja! Mit alkoholischer Füllung – Nein!

Klären Sie bei der Wahl der Geschenke folgende Fragen ab:

Was schenkt man, was geht gar nicht?
Wie sollten die Geschenke verpackt sein?
Wann und wie werden sie übergeben?

12. Nachbereitung

Wenn die Messe vorbei ist, geht es darum, diese nachzubereiten und auszuwerten. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass der Zeitrahmen, innerhalb dessen versprochene Unterlagen und Produkte verschickt werden müssen, von Kultur zu Kultur verschieden ist.