Meetings in den USA

In US-amerikanischen Unternehmen finden jede Woche zahlreiche Meetings statt. Sehr oft ist das Ziel, alle auf den neuesten Stand zu bringen. Dazu wird ein kurzes, effizientes und teamorientiertes Meeting abgehalten. Halten Sie Ihre Redebeiträge kurz und achten Sie auf eine gewisse Ergebnisorientierung. Schweifen Sie also nicht vom Thema ab.

Daneben gibt es Meetings, in denen gemeinsam ein Projekt geplant oder neue Konzepte entwickelt werden sollen. Daran sind alle beteiligt und die Stimmung ist positiv und motivierend.

Pünktlichkeit wird erwartet

Seien Sie zu einem Meeting in den USA pünktlich, aber wundern Sie sich nicht, wenn Sie fünf Minuten vor Beginn der Besprechung der erste im Konferenzraum sind. Sie können außerdem davon ausgehen, dass das Meeting auch pünktlich beendet wird.

Fall Sie zu spät kommen, setzen Sie sich schnell hin und entschuldigen Sie sich leise in die Runde, es sei denn, jemand hält gerade einen Vortrag. Unterbrechungen werden als Störung empfunden. Das gilt übrigens auch für klingelnde Handys. Es kann angebracht sein, sich am Ende des Meetings beim Besprechungsleiter noch einmal für das Zuspätkommen zu entschuldigen.

Agenda und Vorbereitung

In der Regel gibt es für Meetings in den USA eine detaillierte Agenda. Die einzelnen Themen werden dann nacheinander abgearbeitet. Es wird zudem vorausgesetzt, dass sich alle der zuvor versandten Agenda entsprechend auf das Meeting vorbereitet haben.

Je nach Unternehmenskultur werden auf der Agenda genaue Zeiten je Besprechungspunkt angegeben. Sollen gemeinsam Ideen und Pläne entwickelt werden, dann wird jedoch keine so strikte Agenda aufgestellt. Dies würde dem freien Ideenfindungsprozess entgegenstehen.

Teilnehmer und Sitzordnung

Wer an einem Meeting teilnimmt, hängt vom jeweiligen Thema ab. In der Regel werden jedoch nur Personen teilnehmen, die mit den angesetzten Themen direkt zu tun haben. Alle anderen werden später mündlich oder durch eines der zahlreichen Memos informiert. Es gilt wie so oft im US-amerikanischen Geschäftsleben der Grundsatz: Time is money.  Daher werden nur diejenigen anwesend sein wollen, die unbedingt gebraucht werden.

Es gibt meist keine strikte Sitzordnung. Wer im Meeting am häufigsten sprechen wird, sitzt in der Nähe des Besprechungsleiters. Ist eine Präsentation vorgesehen, sitzt der Präsentator vorne im Raum. Warten Sie im Zweifelsfall einfach ab, bis Ihnen ein Platz zugewiesen wird.

Falls sich die Teilnehmer eines Meetings noch nicht kennen, finden US-Amerikaner es absolut normal, nachzufragen. Sprechen Sie die Anwesenden direkt darauf an, welche Funktion sie im Unternehmen innehaben. Ihren Titel werden US-Amerikaner allerdings nicht immer nennen. Generell gilt jedoch, dass Sie sich nicht scheuen sollten, zu fragen, sofern Sie mehr über den Titel oder die Aufgaben eines Meeting-Teilnehmers wissen möchten.

Gesprächsstil im Meeting

Die Kommunikation in US-amerikanischen Meetings verläuft sachorientiert, höflich und freundlich. Obwohl Sie Ihre amerikanischen Geschäfts- und Projektpartner wahrscheinlich als locker bezeichnen würden, legen sie in Meetings tendenziell mehr Wert auf formelle Umgangsformen.

In der Regel sagen US-Amerikaner ziemlich direkt, was sie denken und meinen, was sie sagen. Sie müssen also nicht zwischen den Zeilen lesen. Die verbalen Aussagen Ihrer amerikanischen Gesprächspartner sind klar verständlich.

Gemeinsame Projektplanung

Soll in einem Meeting ein Projekt geplant werden, werden US-Amerikaner zunächst ein großes Ziel formulieren. Dann überlegt man, in welchen Teilzielen – entweder je Funktionsbereich oder Zeitabschnitt oder auch beides – das Gesamtziel erreicht werden kann. Die einzelnen Teilziele werden den Teilnehmern je nach Verantwortungsbereich zugeordnet, die dann in nachfolgenden Meetings über ihre Fortschritte berichten.

US-Amerikanern ist es wichtig, den Prozess schnell zu starten, so dass auch schnell Resultate erzielt und bewertet werden können. Ihre einzelnen Schritte planen sie bis zu einem gewissen Grad, aber man geht davon aus, dass auf dem Weg zum großen Ziel neue Ideen auftauchen und Anpassungen notwendig werden. Man kann aus amerikanischer Sicht kein Projekt im ersten Meeting von A bis Z durchplanen. Es ist viel wichtiger, das große Ziel vor Augen zu haben und gleichzeitig agil zu bleiben.

Von ihren deutschen Projektpartnern denken US-Amerikaner hingegen oft, dass sich diese zu lange an unnötigen Details in der fernen Zukunft aufhalten und lieber theoretisch planen als praktisch handeln. Das wird oft als Negativhaltung verachtet.

Übertrieben positiv

Wenn US-Amerikaner in Meetings neue Konzepte entwickeln, sollen ständige Zustimmung und Begeisterung für die eingebrachten Ideen das Team motivieren, weiterzumachen.

In Deutschland stellt hingegen meist eine Person ein Gesamtkonzept vor, das die Kollegen dann durch konstruktiv kritische Gedanken und Anmerkungen in seine Bestandteile zerlegen, bis am Ende ein brauchbares Grundgerüst übrig bleibt, mit dem alle einigermaßen zufrieden sind. Diese Vorgehensweise würde Amerikaner stark demotivieren, wenn nicht sogar persönlich treffen. Mit so viel Kritik und Negativität auf einen Schlag können sie in der Regel nur schwer umgehen.

Stellen Sie in einem Meeting mit US-Partnern also kein vollständig entwickeltes Konzept vor und erwarten Sie dann, dass Ihre amerikanischen Kollegen dies kritisch hinterfragen werden. Umgekehrt sollten Sie US-Amerikaner nicht mit kritischen Kommentaren bombardieren, sondern ihnen nur konkrete Alternativvorschläge unterbreiten.

Bei der Konzeptentwicklung mit US-Amerikanern gilt daher der Grundsatz: Formulieren Sie immer positiv, und zwar aus Ihrer Sicht übertrieben positiv! Im Gegensatz zur eher neutralen Kommunikationsweise der Deutschen zeigen Amerikaner Begeisterung. Daher gilt es, in Meetings oft eine andere Abstufung in der Wortwahl zu berücksichtigen: „Good“ drückt in den USA nicht mehr als ein Mittelmaß aus. Wenn etwas als „very good“ bezeichnet wird, ist das also kein besonders großes Lob. Finden Sie etwas gut, sagen Sie mindestens „That’s great“. Ist etwas sehr gut, müssen Sie dicker auftragen. Benutzen Sie starke Adjektive wie „hervorragend“ oder „außerordentlich“. Sprechen Sie also von „brilliant ideas“, „a fabulous outcome“, „an outstanding team work”, “an excellent plan” oder „fantastic results“. Dabei kommen sich Deutsche oft komisch vor und haben das Gefühl, zu übertreiben.

Bedenken formulieren

Die typisch deutsche Ehrlichkeit wird von Amerikanern eher als grob unhöflich empfunden. Ehe Sie also frei von der Leber weg sagen, was Sie denken, oder gar an einer amerikanischen Vision Kritik üben, weil Sie Schwachstellen in der Argumentation gefunden haben, sollten Sie besser erst viele positive Dinge erwähnen, ehe sie dann ganz vorsichtig Ihre Bedenken formulieren. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung, aber seien Sie trotzdem konkret hinsichtlich Ihrer Kritik oder Ihrer Ablehnung.

Generell gilt, dass Probleme in den USA positiv angegangen werden und deshalb als Chancen und Herausforderungen betrachtet werden, deren Lösung im Vordergrund steht. Während Deutsche in der Diskussion gerne ihren schweren Bedenken Ausdruck verleihen, sehen Amerikaner darin nur „a couple of issues“ oder ein „slight concern“ – mehr aber auch nicht. Sie richten den Fokus immer auf das große Ganze und akzeptieren, dass Revisionen auf dem Weg dorthin Teil des Prozesses sind. Betreiben Sie keine detaillierte Ursachenforschung, und suchen Sie auch nicht nach einem Schuldigen, das wird als wenig produktiv erachtet. Ihr Fazit sollte also immer darauf ausgerichtet sein, wie es weiter nach vorne geht und das beste Ergebnis erzielt werden kann.

Umgekehrt gilt, dass Sie genau zuhören müssen. Äußert ein US-Amerikaner Bedenken oder Kritik, wird er Ihnen sehr höflich und freundlich sagen, was aus seiner Sicht falsch ist. Bedingt durch diese freundliche Art der US-Amerikaner überhören Deutsche oft die eigentlich kritischen Worte. Halten Sie die Freundlichkeit zudem nicht fälschlicherweise für Unentschlossenheit oder eine fehlende Bereitschaft, zu diskutieren.

Sollten in einem Meeting einmal unterschiedliche Meinungen aufeinanderprallen, gilt das Prinzip „hard on facts, soft on people“. Bleiben Sie also immer ruhig, sachlich und zivilisiert. Sprechen Sie von neuen Herausforderungen, die es gemeinsam zu bewältigen gilt.