Der Umgang mit Zeit ist in Indonesien deutlich entspannter und flexibler als in westeuropäischen Ländern. Eile ist meist nicht geboten, stattdessen herrscht Gelassenheit. Eine feste zeitliche Agenda ist bei Meetings in Indonesien eher selten. Wenn, dann stellt die Agenda eher einen groben Orientierungsrahmen als eine fest einzuhaltende Vorgabe dar. Dies ist zwar ungewohnt und mag manchen stören, es eröffnet aber auch gute Möglichkeiten, einen Termin auszudehnen, wenn das hilfreich erscheint.
Pünktlichkeit ist zwar auch in Indonesien wichtig, jedoch werden Verspätungen toleriert – alleine schon wegen des oft unberechenbaren Straßenverkehrs. Als Deutscher sollten Sie dennoch versuchen pünktlich zu erscheinen und Termine entsprechend wahrzunehmen, da uns diese Eigenschaft positiv zugeschrieben wird. Als unpünktlicher Deutscher sollten sie entweder sehr wichtig sein oder eine gute Begründung liefern.
Terminvereinbarungen mit längerem Vorlauf sind häufig als relativ unverbindlich zu verstehen und werden erst kurzfristig endgültig bezüglich Zeit und Ort bestätigt. Positiv betrachtet, bedeutet das eine gewisse, manchmal hilfreiche Flexibilität bei der Terminplanung.
Das passende Ambiente wählen
Der Ort einer Besprechung sollte sorgfältig und der Situation angemessen ausgewählt werden. Haben Sie es mit großen indonesischen Unternehmen zu tun, finden Besprechungen eventuell in deren Geschäftsräumen statt. Doch auch Besprechungsräume in Hotels werden gerne für Meetings gebucht.
Falls Sie für die Raumauswahl verantwortlich waren, vermittelt das gewählte Hotel Ihrem Verhandlungspartner einen ersten Eindruck über Ihren Status. Vermeiden Sie deshalb „Billighotels“ und achten Sie auf den guten Ruf des Hauses. Bei Verhandlungen mit Behörden wird man selten in deren Büros eingeladen, auch diese Termine finden häufig in Hotels statt. Das liegt unter anderem daran, dass indonesische Amtsstuben nicht immer repräsentativ sind und man nicht auf den Besuch von Ausländern vorbereitet ist.
Sehr beliebt ist es, Gespräche im Rahmen eines gemeinsamen Abendessens zu führen. In diesem Fall sollten Sie Ihrem indonesischen Verhandlungspartner die Auswahl des Restaurants überlassen. Achten Sie darauf, dass meist erstklassige Restaurants ausgesucht werden, um die Wichtigkeit der Verhandlung zu unterstreichen.
Flexibler Verhandlungsverlauf
Was den Ablauf der Verhandlungen betrifft, ist man in Indonesien sehr flexibel. Verhandlungen folgen nicht wirklich einer festen Agenda. Auf uns Europäer wirken diese Gespräche oft wenig zielgerichtet, was uns anfangs irritiert. Doch wie bei vielen anderen Dingen zählt in Indonesien nicht das Resultat, sondern die Qualität der Beziehung. Verhandlungen sind deshalb meist langwierig und es werden mehrere Termine benötigt, bis sich das erwünschte Ergebnis einstellt.
Innerhalb Ihrer Delegation sollten Sie die jeweiligen Rollen, z.B. Verhandlungsführer, Sachexperte, Schlichter und Vermittler etc., während der Verhandlung vorab besprechen und verteilen. Es empfiehlt sich, mit der gleichen Zahl von Teilnehmern zu den Verhandlungen zu erscheinen wie der indonesische Partner.
Konflikte und Unklarheiten
Indonesier sind konsensorientiert. Es geht darum, so lange zu verhandeln, bis ein Ergebnis erzielt ist, dem alle zustimmen. Ob dadurch das bestmögliche Resultat erreicht wird, ist nicht entscheidend. In den Gesprächen werden wichtige Punkte häufig wiederholt, wobei diese Wiederholung oder Zusammenfassung oft Zustimmung signalisiert. Werden Punkte einfach übergangen, bedeutet dies häufig Ablehnung.
Längeres Schweigen oder eine Unterbrechung des Treffens sind nicht unbedingt negative Zeichen. Indonesier überlegen ihre Äußerungen und mehr noch ihre Entscheidungen reiflich. Gibt es nichts Wichtiges oder nichts mehr zu sagen, wird auch geschwiegen.
Geraten Verhandlungen ins Stocken, empfiehlt es sich, eine Pause einzulegen. Die kann einige Stunden oder auch Tage dauern. Das gibt Ihnen und Ihrem Partner die Chance, Unklarheiten hinter den Kulissen individuell abzustimmen und sich zu sammeln. Unterbrechungen sind kein Tabu und signalisieren keineswegs einen Abbruch der Verhandlungen.
Hängen Verhandlungen tatsächlich fest oder bahnen sich Konflikte an, hilft ein indonesienkundiger Vermittler oder Berater. Er kann als neutrale Person mit dem indonesischen Partner die Probleme besprechen und zur Klärung beitragen, sodass alle ihr Gesicht wahren und die Verhandlungen weitergehen können.
Dos and Don’ts bei Verhandlungen in Indonesien
Dos
- das Verhandlungsteam vorab richtig aufstellen
- sich beim ersten Treffen dem Verhandlungspartner genau vorstellen: Name, Firma, Position
- Visitenkarten austauschen (mit beiden Händen geben und nehmen)
- Small Talk führen (auch persönliche Themen dürfen angesprochen werden)
- Geduld haben und Zeit nehmen (es dauert so lange, wie es dauert)
- Einverständnis durch Wiederholung signalisieren
- Ruhig bleiben
Don’ts
- keine adäquaten Verhandlungspartner anbieten
- die Geduld verlieren und gleich in die Agenda einsteigen wollen
- Visitenkarte gleich wegstecken
- nur sachlich diskutieren und gleich auf einen Abschluss hinarbeiten
- enge Agenda planen und auf ihre Einhaltung pochen
- Zustimmung und Ablehnung direkt verbal äußern und Aussagen erzwingen
- Negative Emotionen zeigen
Natürlich garantieren Ihnen diese Tipps nicht, dass die Verhandlungen so verlaufen wie Sie sich das wünschen. Sicherlich können sie keine individuelle Beratung ersetzen. Aber wenn Sie diese Punkte beherzigen, ist das bereits eine gute Basis für Ihre Verhandlungen.
Autor: Christian Hainsch
