In China dienen Meetings in erster Linie dazu, Dinge auszuloten oder Neues bekannt zu geben. Gespräche zur Meinungsbildung und Entscheidungsfindung werden hingegen eher in zahlreichen Vier-Augen-Gesprächen außerhalb des Meetings in großer Runde geführt.
Da also die eigentliche Zusammenarbeit aller Beteiligten nicht im Meeting selbst erfolgt, sondern außerhalb, haben Besprechungen in China einen eher begleitenden Charakter. Eine ungeteilte Aufmerksamkeit oder ein hohes Maß an Konzentration ist von den Teilnehmern nicht unbedingt gefordert, und so ist es beispielsweise üblich, den Raum mehrfach zu verlassen, um Telefonate zu führen, oder auch mit dem Sitznachbarn ein paar ganz andere Informationen auszutauschen. Selbst ein kurzes Nickerchen ist bei Meetings mit einer hohen Zahl an Teilnehmern erlaubt.
Formeller Rahmen, begrenzte Beteiligung
Folgern Sie aus dem Kommen und Gehen, dem gelegentlichen Dösen und den Beschäftigungen nebenher nicht, dass Ihre Gesprächspartner das Meeting nicht ernst nehmen. Im Gegenteil, Meetings haben ihre Berechtigung und es werden gewisse Förmlichkeiten eingehalten, die dies zum Ausdruck bringen.
Um die Bedeutung eines Projekts besonders herauszustellen oder auch um Ihnen als Gast aus dem Ausland besondere Wertschätzung entgegen zu bringen, werden zu einem Meeting häufig viele Personen eingeladen, die mit der Thematik nichts oder nur am Rande zu tun haben. Viel zählt viel, lautet hier die Devise.
Der Ranghöchste wird das Meeting eröffnen und auch beenden. Nicht selten zieht er sich während des Meetings jedoch zurück und verlässt den Raum. Die Moderation überlässt er einem Stellvertreter. Dieser übernimmt die Leitung des Meetings und entscheidet beispielsweise, wer wann spricht. Selbst das Wort zu ergreifen, ist eher nicht üblich. Man wartet, bis einem das Wort erteilt wird.
Da Meinungsbildung und Entscheidungsfindung ein fortlaufender Prozess außerhalb des Konferenzraumes sind und ein ständiger Richtungswechsel möglich ist, werden in einem Meeting individuelle Ansichten meist nur sehr zurückhaltend geäußert und auch sehr allgemein gehalten. Das heute für richtig Gehaltene kann sich morgen schon als falsch herausstellen.
Indirekte Aussagen von hoher Relevanz
In Meetings kommt der indirekte chinesische Kommunikationsstil besonders deutlich zum Vorschein. Achten Sie daher besonders auf vorsichtig formulierte Andeutungen und lesen Sie zwischen den Zeilen. Seien Sie besonders aufmerksam für das, was zum Ende einer Ausführung gesagt wird. Das Wichtigste kommt in China immer zum Schluss.
Häufiges Nicken und „Yes, yes no problem“ werden von Ihnen wahrscheinlich ganz selbstverständlich als Zustimmung gedeutet. Ihre chinesischen Gesprächspartner wollen jedoch nur zum Ausdruck bringen, dass sie Ihnen zuhören. Mit einem „Ja“ ist noch keine Zusage verbunden, dass etwas möglich ist oder tatsächlich so gemacht wird.
Es werden jedoch in der Regel sehr detaillierte Protokolle angefertigt, die die Grundlage für die weiteren Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse außerhalb des Meetings bilden. Fertigen auch Sie ein Gesprächsprotokoll an, so dass Sie vorbereitet sind, wenn man zu einem späteren Zeitpunkt auf Äußerungen aus diesem Meeting zurückkommt und nur am Rande Erwähntes konkreter thematisiert wird.
Autorin Katrin Koll Prakoonwit – Bevor sie sich als Journalistin selbständig machte, schrieb Katrin Koll Prakoonwit Länderanalysen für die FAZ. Heute arbeitet sie für Publikationen verschiedener Beratungsunternehmen und Verlage. Frau Koll Prakoonwit lebt in Reading, Berkshire, bei London.
